Memo: Welke termijn geldt er om het bedrijfsgeneeskundig dossier over te dragen?

Inleiding‍

Wanneer een nieuwe bedrijfsarts of arbodienst de begeleiding van een zieke werknemer overneemt, draagt de vorige bedrijfsarts (de ‘oude’ bedrijfsarts) het bedrijfsgeneeskundig dossier over aan de opvolger (de ‘nieuwe’ bedrijfsarts). Deze overdracht is noodzakelijk om de continuïteit van de bedrijfsgeneeskundige zorg te waarborgen en ervoor te zorgen dat de nieuwe bedrijfsarts of arbodienst beschikt over alle relevante informatie. [1] Over de termijn waarbinnen die overdracht moet plaatsvinden bestaat echter geen duidelijk wettelijk kader. Die onduidelijkheid kan in de praktijk leiden tot vertraging in de overdracht van dossiers. Dit kan gevolgen hebben voor de begeleiding van zieke werknemers en kan mogelijke tot risico’s leiden voor werkgevers en bedrijfsartsen.

Overdracht bedrijfsgeneeskundig dossier‍

De overdracht van het bedrijfsgeneeskundig dossier vindt plaats met toestemming van de werknemer. Dit kan op twee manieren worden gegeven:

1. Uitdrukkelijke toestemming: de werknemer ondertekent een schriftelijke machtiging waarin onder andere zijn oude en nieuwe bedrijfsarts, de datum van akkoord, de wijze van overdracht en het type over te dragen gegevens worden vermeld;
2. Veronderstelde toestemming: de oude bedrijfsarts informeert de werknemer schriftelijk over de voorgenomen overdracht en geeft de werknemer de mogelijkheid om binnen een redelijke termijn bezwaar te maken. In de interne procedure wordt bij voorkeur vastgelegd wie verantwoordelijk is voor deze informatievoorziening (bijvoorbeeld de bedrijfsarts zelf, een taakgedelegeerde of administratieve ondersteuning). [2]
   

De datum waarop het dossier wordt overgedragen maakt niet verplicht onderdeel uit van de schriftelijke machtiging of de informatievoorziening van de voorgenomen overdracht. Wat ons betreft zou een logische datum van dossieroverdracht zijn de datum waarop de behandeling door de nieuwe bedrijfsarts wordt overgenomen van de oude bedrijfsarts. We lichten dat hierna nog toe.

Geen wettelijke termijn

Voor de overdracht van bedrijfsgeneeskundige dossiers bestaat dus géén expliciet vastgelegde wettelijke termijn.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Leidraad Bedrijfsgeneeskundig dossier - Inrichting & overdracht stellen wel eisen aan de wijze waarop de overdracht moet plaatsvinden – zorgvuldig, transparant en met (veronderstelde of uitdrukkelijke) toestemming van de werknemer – maar niets over de snelheid of termijn van overdracht.

Hoewel de wet en richtlijnen geen specifieke termijn voorschrijven voor de overdracht van bedrijfsgeneeskundige dossiers, kan wél goed worden beargumenteerd dat het vaststellen van een termijn noodzakelijk is. Voor lopende ziektegevallen of zogenaamde ‘doorlopers’ geldt immers dat de nieuwe bedrijfsarts dient te beschikken over in elk geval de gegevens die voor de verzuimbegeleiding en re-integratie dan wel andere verplichte zorg strikt noodzakelijk zijn. [3] Op het moment dat een werkgever gaat samenwerken met een nieuwe bedrijfsarts, zal die nieuwe bedrijfsarts dus over die gegevens moeten beschikken.

De overdracht volgt derhalve uit het contracteren van een nieuwe bedrijfsarts of arbodienst en het beëindigen van de opdrachtrelatie met de oude bedrijfsarts of arbodienst. Het doel is dat de nieuwe bedrijfsarts of arbodienst beschikt over de noodzakelijke gegevens om de ziekteverzuimbegeleiding (zonder onderbreking) voort te zetten. Een vertraagde overdracht kan leiden tot stilstand of vertraging in re-integratieactiviteiten, met als mogelijk gevolg dat de werkgever niet voldoet aan de wettelijke re-integratieverplichtingen en wordt geconfronteerd met een loonsanctie van het UWV. Zowel de werkgever, als de nieuwe bedrijfsarts of arbodienst hebben daarom een groot belang bij een tijdige overdracht, alleen al om loonschade en aansprakelijkheid te voorkomen.

Vanuit juridisch oogpunt is de noodzaak van een tijdige overdracht te herleiden tot verschillende zorgplichten en belangen:

• De zorgplicht van de werkgever om de werknemer in staat te stellen zijn werk op verantwoorde wijze te hervatten;
• De zorgvuldigheidsplicht van de bedrijfsarts als medisch beroepsbeoefenaar;
• Het belang van de werknemer bij een tijdige en continue begeleiding, gericht op herstel en duurzame werkhervatting; en:
• De spoedeisendheid van het re-integratieproces.
  

Tegen deze achtergrond ligt het voor de hand dat een overdracht uiterlijk op de datum dat, dan wel binnen een korte termijn nadat de nieuwe bedrijfsarts de begeleiding overneemt, dient plaats te vinden. Wordt gekeken naar de praktijk die in andere zorgsectoren worden gehanteerd, dan geldt bijvoorbeeld in de huisartsenzorg het uitgangspunt dat de overdracht van het medisch dossier zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand na de overstap naar een nieuwe huisarts plaatsvindt. [4] Uit de KNMG-handreiking volgt dat het proces van dossieroverdracht begint als de patiënt zich bij de nieuwe huisarts meldt en daar een toestemmingsformulier tekent voor de overdracht van zijn/haar dossier. [5] De nieuwe huisarts verzoekt de oude huisarts om het dossier over te dragen. In de bedrijfsgezondheidszorg is het de werkgever die contracteert met een nieuwe bedrijfsarts en de opdrachtovereenkomst met de oude bedrijfsarts beëindigd. Gelet op de daarbij behorende opzegtermijn zou de overdracht van het bedrijfsgeneeskundig dossier moeten kunnen plaatsvinden uiterlijk op de datum dat de nieuwe bedrijfsarts begint.

Zoals gezegd is een tijdige overdracht niet slechts wenselijk, maar ook noodzakelijk om de begeleiding van de zieke werknemer zonder onderbreking voort te zetten. Wanneer de overdracht te lang op zich laat wachten kan dit de re-integratie vertragen en leiden tot organisatorische en/of financiële gevolgen. Om dit te voorkomen ligt het voor de hand dat de werkgever en/of de nieuwe bedrijfsarts of arbodienst de oude bedrijfsarts aanspreekt op een spoedige overdracht. Een praktische aanpak is in dit geval om:

1. Vooraf een concrete termijn overeen te komen waarbinnen de dossiers uiterlijk worden overgedragen;
2. Na het verstrijken van die termijn een rappel te sturen waarin wordt gewezen op het belang van overdracht en een korte hersteltermijn wordt geboden (bijvoorbeeld één tot twee weken); en:
3. Bij opnieuw uitblijven van overdracht een formele sommatiebrief te sturen waarin een laatste termijn wordt gesteld en de oude bedrijfsarts aansprakelijkheid wordt gesteld voor eventuele schade.
   

Indien de overdracht ook na de sommatie uitblijft, kan eventueel via een kortgedingprocedure de onmiddellijke afgifte van de dossiers worden gevorderd. Er is immers sprake van zowel een rechtsgrond (de verplichting tot zorgvuldige overdracht) als een spoedeisend belang (vanwege de continuïteit van de verzuimbegeleiding).

Conclusie‍

Hoewel de wet dus geen vaste termijn voorschrijft voor de overdracht van bedrijfsgeneeskundige dossiers, geldt wel dat een overdracht pas als zorgvuldig en rechtmatig kan worden beschouwd wanneer deze ook tijdig plaatsvindt. Gezien het belang van de continuïteit van de bedrijfsgeneeskundige zorg en het voorkomen van eventuele (financiële) schade, dient doorgaans een korte termijn te worden aangehouden. Partijen doen er verstandig aan een overdrachtstermijn contractueel vast te leggen en bij uitblijven van de overdracht direct passende maatregelen te treffen.

‍