Zo soepel verliep de implementatie van MediSync bij dpo2

Dpo2 helpt organisaties bij het opzetten en uitvoeren van diverse HR-processen en -taken. Voor verschillende bedrijven ontwikkelen ze op maat gemaakte verzuim- en arbo-oplossingen. Dankzij de samenwerking met MediSync heeft hun medisch secretariaat nu veel sneller toegang tot medische gegevens.

Dpo2 verleent verschillende diensten op het gebied van Personeel en Organisatie (P&O). De Verzuim en Arbo-tak van het bedrijf, waarvan het hoofdkantoor is gevestigd in Eindhoven, kenmerkt zich door oplossingsgerichte manier van werken op basis van duidelijke afspraken. Het is een arbodienstverlener die écht werk maakt van verzuim en zich onderscheidt in de manier waarop maatwerk wordt geboden.

Ondersteuning van de back-office

Bij alle processen die spelen rond verzuim komt veel kijken, vertelt Back Office Regisseur Jaleesa Winters. “De medewerkers van onze back-office hebben veel verschillende werkzaamheden. Het voeren van een medisch secretariaat is één van die taken die je altijd zorgvuldig moet doen en waar behoorlijk wat tijd in kan gaan zitten. Herinneringen sturen naar behandelaars of werknemers kan intensief zijn. Als bijvoorbeeld een medewerker in een re-integratietraject aangeeft zich beter te kunnen vinden in nét een andere vraagstelling, moeten de medische gegevens weer terug naar een behandelaar. En dat kost natuurlijk tijd. Ook komt het regelmatig voor dat medische gegevens bij verschillende behandelaars moeten worden opgevraagd. Voordat alle noodzakelijke gegevens binnen zijn, verstrijkt soms veel tijd. Dat terwijl aan de andere kant iedereen staat te trappelen om die informatie.” Om de back-office te verlichten, schakelde dpo2 MediSync in. “We wilden voorkomen dat de back-office in de knel kwam en zochten naar een partij die ons hierin kon bijstaan.”

Snel en gemakkelijk

De implementatie van MediSync verliep soepel, vertelt Jaleesa. “Het is echt een kwestie van ‘een kind kan de was doen.’ Het portaal werkt enorm makkelijk en duidelijk.” Sinds die implementatie zijn medische gegevens ook veel sneller binnen, ziet de Back Office Manager. Met een gemiddelde dossieroverdracht van zo’n 21 kalenderdagen (Curatieve sector traject, red.) verloopt het proces ook veel sneller. Vaak zijn dossiers al binnen voor het eerstvolgende spreekuur. “In vergelijking met hoe het eerst ging, gaat het nu gewoon heel erg snel. Daarover kan ik kort zijn: petje af!”

Oplossingsgerichte samenwerking

Jaleesa geeft aan dat ze waardeert dat MediSync altijd zoekt naar oplossingen wanneer er vanuit dpo2 vragen zijn of er een bepaald verzoek is. “De manier van samenwerken ervaar ik als heel prettig. Soms komen we iets tegen waarvan we zien dat het voor ons misschien net wat handiger zou werken. Als we dit aangeven, staat MediSync altijd open voor het zoeken naar een oplossing. In meer dan negen van de tien keer is die oplossing er ook.”

Versnelling van het re-integratieproces: Iedereen heeft er baat bij

Jaleesa Winters, Back Office Regisseur

Arbo naar arbo

De versnelling van het proces is niet alleen aan de orde bij het opvragen van medische gegevens bij artsen, fysiotherapeuten, psychologen of andere zorgverleners. Ook kan MediSync worden ingezet op het moment dat een bedrijf overstapt naar een andere arbodienstverlener. “Afhankelijk van de grootte van het bedrijf, kan het al gauw om honderden dossiers gaan”, schetst Jaleesa. “In dat geval is het voor ons erg welkom dat een andere partij erover waakt dat al die gegevens op een zorgvuldige manier worden uitgewisseld.”

Een sneller re-integratieproces

De implementatie van MediSync versoepelt niet alleen de workflow op het medisch secretariaat bij dpo2. Het is een welkome versnelling en versoepeling voor alle betrokken partijen, ziet Jaleesa. “Als een re-integratieproces vertraging oploopt omdat medische gegevens niet snel genoeg binnen zijn, is dat voor iedereen die erbij betrokken is vervelend. Wanneer dit proces sneller verloopt, hebben heel wat partijen daar baat bij. Want uiteindelijk gaat het daarom: dat een re-integratie zo goed en soepel mogelijk verloopt. Dat is ook waar wij ons iedere dag sterk voor maken.”

‍