Memo: Herziening Leidraad Bedrijfsgeneeskundig dossier

Inleiding

Elst, 29 januari 2025 – MediSync is een initiatief binnen de sector bedrijfszorg/arbodienstverlening. MediSync neemt het opvragen en verwerken van medische informatie bij zzp bedrijfsartsen, arbodiensten en maatschappen uithanden. Onderdeel van onze dienstverlening is de overdracht van het bedrijfsgeneeskundige dossier naar een nieuwe bedrijfsarts of nieuwe gecertificeerde arbodienst. In dit kader is van belang dat de NVAB (Nederlandse Vereniging voor Arbeids- en Bedrijfsgeneeskunde) recent de Leidraad Bedrijfsgeneeskundig dossier, Inrichting & overdracht, heeft herzien. Hierna lichten we de wijzigingen toe.

Leidraad Bedrijfsgeneeskundig dossier

De NVAB-leidraad bedrijfsgeneeskundig dossier (versie 3 december 2024) is een herziening van de Leidraad bedrijfsgeneeskundig dossier (versie 5 november 2021). Dat document betrof weer een herziening van het KNMG-advies ‘inrichting en overdracht van het bedrijfsgeneeskundig dossier (2009)’. Steeds is een koppeling gemaakt met de Leidraad Bedrijfsarts en privacy, welke wat betreft privacy betreft leidend is. Het doel van de leidraad is handvatten bieden voor de inrichting van een bedrijfsgeneeskundig dossier, bij het bepalen welke informatie er wel of juist niet in hoort en voor verschillende overdrachtssituaties. Deze memo ziet op de overdrachtssituaties.

Wat is er veranderd?

Vorige leidraad

In de vorige leidraad was de hoofdregel dat de werknemer uitdrukkelijke toestemming moest geven voor de overdracht van gegevens naar de nieuwe bedrijfsarts:

‘De hoofdregel is dat de bedrijfsarts het bedrijfsgeneeskundig dossier van de werknemer met diens uitdrukkelijke toestemming of op diens verzoek, rechtstreeks overdraagt aan de nieuwe bedrijfsarts. De overdracht vindt bij voorkeur plaats op een beveiligde digitale manier of, bij een papieren dossier, persoonlijk aan de nieuwe bedrijfsarts of via aangetekende post’.

Uitdrukkelijke toestemming betekent dat de werknemer vóór de feitelijke overdracht van het voornemen tot overdracht op de hoogte moet worden gebracht. Daarbij dient de informatie hierover in ‘voor eenieder begrijpelijke taal en eenduidig’ te zijn. Tot slot moet de bedrijfsarts toetsen of de werknemer instemt met de overdracht van zijn gehele bedrijfsgeneeskundige dossier. En: die toestemming moet worden vastgelegd. [1]

Op de hoofdregel dat gegevens alleen konden worden overgedragen met uitdrukkelijk toestemming bestonden twee uitzonderingen. De eerste uitzondering was de situatie waarin sprake was van een actuele verzuimperiode dan wel samengesteld verzuim (de werknemer werd ziek op of binnen maximaal 28 dagen na de overdracht van het dossier). Als de werknemer in deze situatie niet instemde met overdracht van zijn ziekteverzuimdossier, moest de ‘oude’ bedrijfsarts afwegen of, en zo ja welke, van de over te dragen gegevens voor de verzuimbegeleiding strikt noodzakelijk zijn. Uitsluitend die gegevens mochten ondanks het bezwaar van de werknemer (toch) worden overgedragen. [2]

De tweede uitzondering betrof de situatie waarin sprake was van ‘andere verplichte zorg’, zoals verplichte medische keuringen tijdens het dienstverband. Maakte de werknemer bezwaar tegen overdracht van die gegevens, dan moest de ‘oude’ bedrijfsarts afwegen of en zo ja welke gegevens de nieuwe bedrijfsarts per se nodig had voor de te verlenen zorg. En uitsluitend die gegevens mochten dan ondanks het bezwaar toch worden overgedragen.

Herziene leidraad

In de herziene leidraad wordt allereerst aansluiting gezocht bij het AVG-begrip ‘verwerkingsverantwoordelijke’. De verwerkingsverantwoordelijke is de organisatie of persoon die het doel van en de middelen voor het gebruik van persoonsgegevens bepaalt. De vorige leidraad maakte geen onderscheid in het al dan niet wijzigen van de verwerkingsverantwoordelijke. Dat leidde ertoe dat als een bedrijfsarts bij een arbodienst vertrok en daarvoor een nieuwe bedrijfsarts in de plaats kwam, de hoofdregels van informeren en toestemming voor overdracht vragen ook golden[3]. Oftewel, ook dan was uitdrukkelijke toestemming nodig.

Dat is nu gewijzigd. Is er geen sprake van een nieuwe arbodienst, maar alleen een wijziging van bedrijfsarts, dan volstaat volgens de nieuwe leidraad ‘veronderstelde toestemming’. Dat betekent dat de werknemer geïnformeerd moet worden over het feit dat een nieuwe bedrijfsarts de begeleiding overneemt waarbij de werknemer de mogelijkheid moet worden geboden om binnen een bepaalde periode bezwaar aan te tekenen tegen het feit dat het dossier overgaat naar de nieuwe bedrijfsarts. Wordt niet tijdig bezwaar gemaakt, dan wordt het dossier dus overgedragen.

De hoofdregel in de herziene leidraad luidt:

‘De hoofdregel is dat het bedrijfsgeneeskundig dossier van de werknemer overgedragen kan worden aan een nieuwe bedrijfsarts of een nieuwe gecertificeerde arbodienst na het informeren van de werknemer over de beoogde overdracht en de mogelijkheid geven tot indienen van bezwaar’.

Wijzigt de verwerkingsverantwoordelijke wel, omdat sprake is van de maatwerkregeling en de bedrijfsarts wijzigt, of omdat de werkgever switcht van arbodienst, dan kunnen de gegevens die onder het beroepsgeheim vallen en die noodzakelijk zijn voor de verzuimbegeleiding worden overgedragen met veronderstelde toestemming als:

• De werknemer ten tijde van de wisseling ziek is;
• De werknemer binnen vier (4) weken na de hersteld melding opnieuw ziek uitvalt.

Daarbij gelden dan de volgende voorwaarden:

• Er is instemming van de OR;
• De oude verwerkingsverantwoordelijke informeert de werknemer vooraf over de beoogde overdracht van gegevens;
• De werknemer krijgt de kans om bezwaar te maken tegen de overdracht.

Ook dit is dus een wijziging ten opzichte van de vorige leidraad. Uitdrukkelijke toestemming blijft in geval van een nieuwe verwerkingsverantwoordelijke nodig als niet aan de hiervoor genoemde voorwaarden is voldaan. Bijvoorbeeld omdat er geen lopende ziekmelding is, of instemming van de OR ontbreekt. Verder noemt de leidraad dat het in het belang van de werknemer is dat zijn hele dossier intact blijft en alle onderdelen beschikbaar blijven voor bedrijfsarts en werknemer. Derhalve het verzuimdossier, keuringen of andere delen van het dossier. In dat geval zal veelal uitdrukkelijke toestemming moeten worden gevraagd.[4]

Mogelijkheid van bezwaar

De ‘oude’ verwerkingsverantwoordelijke moet de werknemer dus vooraf informeren over de beoogde overdracht van gegevens en de mogelijkheid geven tot indienen van bezwaar. Er is geen wettelijk voorgeschreven bezwaartermijn voor de werknemer om bezwaar te maken tegen de overdracht van het geneeskundig dossier. In de praktijk wordt meestal een redelijke termijn gehanteerd, denk aan vier weken of een maand. De werknemer kan dan bezwaar maken bij de ‘oude’ arbodienst of bedrijfsarts, omdat die verantwoordelijk is voor het (beheer van het) geneeskundig dossier. Dit proces zou overigens ook vormgegeven kunnen worden via het flexibel medisch secretariaat van MediSync.

Hoe verloopt het bezwaar?

De werknemer moet binnen de gestelde termijn een schriftelijk bezwaar indienen bij de ‘oude’ arbodienst of bedrijfsarts. Dat kan bijvoorbeeld per e-mail of per brief. Dit bezwaar hoeft op zichzelf geen uitgebreide motivatie te bevatten. Volstaan kan worden met een simpele mededeling zoals ‘Ik geef geen toestemming voor de overdracht van mijn medische gegevens naar de nieuwe arbodienst’. De ‘oude’ arbodienst of bedrijfsarts bevestigt de ontvangst van het bezwaar en zorgt ervoor dat het dossier niet wordt overgedragen.

Gevolgen van bezwaar

Het bezwaar van de werknemer moet in beginsel worden gehonoreerd. Dat betekent dat het bezwaar in de meeste gevallen niet inhoudelijk wordt getoetst. De ‘oude’ arbodienst of bedrijfsarts moet in geval van bezwaar het dossier bewaren[5]. En de werknemer informeren over de mogelijke nadelige gevolgen die het niet-overdragen van het dossier kan hebben. De ‘nieuwe’ arbodienst of bedrijfsarts maakt een nieuw dossier aan.

Er zijn echter situaties waarin – ondanks bezwaar – toch gegevens kunnen worden overgedragen. Het gaat dan om gegevens waarover de nieuwe bedrijfsarts vanwege zijn zorgplicht op basis van de wet moet kunnen beschikken. De ‘oude’ bedrijfsarts kan de gegevens die onder het beroepsgeheim vallen en die strikt noodzakelijk zijn voor de verzuimbegeleiding overdragen, als:[6]

• De werknemer ten tijde van de wisseling ziek is;
• De werknemer binnen 4 weken na hersteld melding opnieuw uitvalt, of:
• Er sprake is van andere verplichte zorg, zoals verplichte medische keuringen tijdens het dienstverband.

Ook hier gelden als randvoorwaarden dat de OR heeft ingestemd en dat de gegevens worden overgedragen aan een andere bedrijfsarts of gecertificeerde arbodienst.

De ‘oude’ bedrijfsarts moet dus in dit geval afwegen of, en zo ja welke, gegevens voor de verzuimbegeleiding en re-integratie strikt noodzakelijk zijn. De door de werknemer opgegeven aard en redenen van bezwaar worden in dit geval afgewogen tegen de belangen die derden – de nieuwe bedrijfsarts – hebben bij het beschikken over die gegevens. De nieuwe bedrijfsarts heeft immers de actuele medische informatie nodig om de begeleiding op adequate wijze te kunnen voortzetten en om de werkgever en de werknemer zodanig te kunnen adviseren dat zijn hun wettelijke plichten en verantwoordelijkheden kunnen nakomen.

Voor de werknemer geldt in dat kader nog dat het weigeren om mee te werken aan de overdracht van het medisch dossier aan een opvolgende bedrijfsarts of arbodienst als schending van een redelijk voorschrift als bedoeld in artikel 7:629 lid 3 sub d BW kan worden aangemerkt. Dat betekent dat het weigeren om hieraan mee te werken als een belemmering van de re-integratie kan worden aangemerkt en reden kan zijn voor een loonstop.[7]

‍