Deze memo is inmiddels niet meer actueel wegens wijzigingen in de NVAB richtlijnen. Hiervoor is een nieuwe memo uitgebracht, zie hiervoor de memo ‘Herziening Leidraad Bedrijfsgeneeskundig dossier’

Inleiding

Elst, 31 januari 2024 – MediSync is een nieuw initiatief binnen de sector bedrijfszorg / arbodienstverlening. MediSync neemt het opvragen en verwerken van medische informatie bij zzp bedrijfsartsen, arbodiensten en maatschappen uithanden. Wij zien in de praktijk dat bij grote organisaties de OR middels een vervangende toestemming “blanco machtiging” namens de werknemer(s) een overdracht van het medisch dossier bewerkstelligd. MediSync is van mening dat dit ingaat tegen de richtlijn overdracht medisch dossier van de NVAB en heeft daarom de gerenommeerde partij WVO advocaten ingeschakeld om het juridisch kader hiervan uit te laten zoeken.

Vraagstelling

In de praktijk geeft de OR vaak vervangende toestemming (“blanco cheque”) voor de overdracht van dossiers van werknemers naar een andere bedrijfsarts. De vraag is of de OR namens werknemer een dergelijke toestemming kan geven, of dat de werknemer dit toch expliciet zelf moet doen. Ter beantwoording van deze vragen zijn de volgende leidraden/ wetten van belang:

• AVG;
• WGBO;
• Leidraad Bedrijfsgeneeskundig Dossier inrichting en overdracht;
• Leidraad Privacy Bedrijfsgeneeskundig dossier;
• KNMG Richtlijn omgaan met medische gegevens.

Conclusie

De Ondernemingsraad is niet gerechtigd om namens de werknemer vervangende toestemming te geven voor overdracht van het dossier aan een andere bedrijfsarts. In uitzonderingsgevallen is toestemming in zijn geheel niet nodig. De werknemer dient echter altijd voorafgaand aan de overdracht van het dossier te worden geïnformeerd over de overdracht van het dossier, waarbij wordt gespecificeerd welke gegevens worden overgedragen. Hieronder lichten we dit verder toe.

Toelichting

Hoofdregel

Zowel in de Leidraad Bedrijfsgeneeskundig Dossier inrichting en overdracht, de Leidraad Privacy Bedrijfskundig dossier, de WGBO en de AVG is de hoofdregel opgenomen dat de bedrijfsarts het bedrijfsgeneeskundig dossier van de werknemer enkel met diens uitdrukkelijke toestemming of op diens verzoek, rechtstreeks overdraagt aan de nieuwe bedrijfsarts.

Ook uit de Richtlijn van de KNMG blijkt dat er sprake moet zijn van toestemming van de patiënt/werknemer. Uit de zorg van een goed hulpverlener vloeit namelijk voort, dat de arts de patiënt voorafgaand aan een overdracht informeert en expliciet, mondeling of schriftelijk, toestemming vraagt om (de inhoud van) het medisch dossier aan de nieuwe arts ter beschikking te stellen. Deze toestemming legt hij vast in het medisch dossier.

Uitdrukkelijke toestemming voor overdracht van het bedrijfsgeneeskundig dossier van de werknemer is in ieder geval nodig in de volgende gevallen:

1. De werkgever sluit een overeenkomst met een andere bedrijfsarts
2. De werknemer verandert van bedrijfsarts
3. De werknemer verandert van werkgever

Indien een werknemer toestemming voor overdracht weigert, dient de bedrijfsarts een nieuw dossier aan te maken.

Uitzondering

Er bestaan enkele uitzonderingen op de hoofdregel dat de werknemer toestemming moet verlenen. Dit
is het geval in de volgende situaties:

1. Wanneer een werknemer ten tijde van de overdracht een actuele verzuimperiode doormaakt of zich binnen 28 dagen na afsluiten van een ziekteverzuimtraject opnieuw arbeidsongeschikt meldt en niet instemt met overdracht van zijn ziekteverzuimdossier. In dat geval weegt de voormalige bedrijfsarts af of en zo ja welke van de over te dragen gegevens voor de verzuimbegeleiding en re-integratie strikt noodzakelijk zijn. De bedrijfsarts mag in dat geval uitsluitend deze gegevens overdragen aan de nieuwe bedrijfsarts.
2. Indien sprake is van andere verplichte zorg, zoals bij verplichte medische keuringen tijdens dienstverband, voor zover deze gegevens passend zijn bij het doel van de keuring en noodzakelijk zijn voor continuïteit in de zorgverlening.
3. De overdracht van strikt administratieve gegevens. Let op! Gegevens over dragen zonder enige noodzaak is nimmer toegestaan.

De overdracht van de gegevens mag nimmer verder gaan dan het overdragen van de strikt noodzakelijke gegevens. Daarnaast is de voormalig bedrijfsarts verplicht de werknemer vooraf in te lichten over zijn voornemen om deze gegevens over te dragen.

Rol ondernemingsraad

Op grond van artikel 27 lid 1 sub d van de Wet op de Ondernemingsraden moet de Ondernemingsraad in hebben gestemd met de overgang naar een andere bedrijfsarts/arbodienst. De Ondernemingsraad is niet gerechtigd om vervangende toestemming te geven namens de werknemer om het specifieke dossier over te dragen. De instemming kan dus enkel zien op het besluit om van arbodienst/bedrijfsarts te wisselen, maar vervangt niet de toestemming van de werknemer.

De hoofdregel blijft dus ook na instemming van de Ondernemingsraad dat de werknemer zelf toestemming moet geven voor de overdracht van zijn bedrijfsgeneeskundig dossier (tenzij er sprake is van een uitzonderingssituatie zoals bovenstaand beschreven).

Bijzondere situatie

Let op! Niet in alle gevallen is er sprake van een overdracht van het bedrijfsgeneeskundig dossier. Wanneer bedrijfsartsen voor één klant in hetzelfde behandelteam werken of wanneer sprake is van waarneming vindt geen overdracht plaats en zal geen toestemming nodig zijn.

Maar wanneer een vaste waarnemer de nieuwe vaste bedrijfsarts wordt, moet de werknemer wel toestemming geven voor overdracht van zijn dossier. Deze toestemming dient wederom uitdrukkelijk door de werknemer te worden gegeven. Dit geldt ook wanneer de oude en nieuwe bedrijfsarts bij dezelfde arbodienst werkzaam zijn.

Let op! Ook wanneer de werknemer van werkgever wisselt, maar niet van bedrijfsarts zal de werknemer uitdrukkelijk toestemming moeten geven, omdat de formele opdrachtgever wijzigt.

Vooraf informeren

Naast toestemming is het belangrijk dat er ook vóór overdracht geïnformeerd moet worden. De informatie moet aan de volgende eisen voldoen:

• Voorafgaand aan de overdracht;
• In begrijpelijke en eenduidige taal;
• Verzoek voor toestemming overdracht bedrijfsgeneeskundig dossier.

Toestemming

Een werknemer kan nooit gedwongen worden om in te stemmen met de overdracht van zijn bedrijfsgeneeskundig dossier. De toestemming moet expliciet, gericht en vrijelijk gegeven zijn door de werknemer. De werknemer geeft zijn toestemming schriftelijk of mondeling. Van mondeling gegeven toestemming maakt de bedrijfsarts een aantekening in het medisch dossier.

Wanneer wordt gewerkt met een standaard toestemmingsverklaring (voorafgaand voor alle overdrachten) of een geen bezwaarsysteem, tenzij werknemer dit expliciet kenbaar maakt, voldoet niet aan het vereist van vrijelijk en gericht toestemming geven. Daarnaast zal de werknemer in deze gevallen vaak onvoldoende informatie ontvangen over het doel en de noodzaak van de gegevensoverdracht.

‍