Memo: Opvragen en verwerken medische info uitbesteden, onder welke voorwaarden?

‍

‍Inleiding‍

Elst, 14 oktober 2025 – MediSync is een initiatief binnen de sector bedrijfszorg/arbodienstverlening. MediSync neemt het opvragen en verwerken van medische informatie bij zzp bedrijfsartsen, arbodiensten en maatschappen uit handen. Onderdeel van onze dienstverlening is het opvragen van gegevens bij de behandelaar in Nederland of in het buitenland.

Wettelijke taak van de bedrijfsarts
‍Werkgevers zijn wettelijk verplicht om voor specifieke taken een bedrijfsarts in te schakelen. Deze verplichting ziet met name op de verzuimbegeleiding en re-integratie van zieke werknemers.[1] De bedrijfsarts is bij uitstek bevoegd en deskundig om deze werkzaamheden te verrichten, gelet op zijn of haar specifieke expertise op het terrein van arbeid en gezondheid.

‍Het gesprek van de werknemer met de bedrijfsarts verschilt in essentie niet van gesprekken met andere medische specialisten. De bedrijfsarts stelt, in overleg met de werknemer, het probleem vast en onderzoekt gezamenlijk de mogelijkheden om de werknemer op een verantwoorde en gezonde wijze te laten terugkeren in het werk. Bij dit onderzoek en overleg houdt de bedrijfsarts niet uitsluitend rekening met medische aspecten, maar betrekt hij of zij alle relevante factoren die van invloed kunnen zijn op de terugkeer naar arbeid.‍

Opvragen informatie: verplicht of niet?‍

De bedrijfsarts kan na eigen onderzoek behoefte hebben om gegevens uit te wisselen met de huisarts of bijvoorbeeld met de behandelend medisch specialist van een werknemer. Daarbij kan het gaan om het uitwisselen van feitelijke gegevens of om afstemming en overleg, welke noodzakelijk zijn in het kader van behandeling, verzuimbegeleiding of re-integratie. [2]

De bedrijfsarts is in beginsel niet verplicht om medische informatie op te vragen bij de behandelaar van de zieke werknemer. [3] Onder (bijzondere) omstandigheden kan dit anders zijn en kan de bedrijfsarts wél verplicht zijn om informatie op te vragen. Laat de bedrijfsarts dat dan na, dan kan dit leiden tot een (gegronde) tuchtklacht. Daarnaast kan het ten onrechte niet-opvragen van informatie bij de behandelaar gevolgen hebben in een civiele procedure of een bestuursrechtelijke procedure. Wanneer is dat het geval?‍

Ten onrechte geen informatie opgevraagd: praktijkvoorbeeld I‍

Een voorbeeld is de situatie waarin een werknemer aan de bedrijfsarts had gevraagd om medische gegevens op te vragen bij de huisarts. De bedrijfsarts had dat vervolgens nagelaten. De werknemer diende verschillende klachten in, waaronder de klacht dat de bedrijfsarts onzorgvuldig heeft gehandeld door geen medische gegevens op te vragen bij de huisarts. De tuchtrechter was het daar mee eens. Van de bedrijfsarts mocht worden verwacht dat zij – ook uit eigen beweging – contact op zou nemen met de behandelaar, in dit geval de huisarts. Dit was duidelijk, omdat de huisarts had vastgesteld dat sprake was van ziekte en de werknemer had geadviseerd een second opinion te laten verrichten. ‍

Ten onrechte geen informatie opgevraagd: praktijkvoorbeeld II‍

Een ander voorbeeld is de situatie waarin meer bedrijfsartsen betrokken zijn. De eerste bedrijfsarts had de werknemer arbeidsongeschikt verklaard. De tweede bedrijfsarts had de werknemer op enig moment weer arbeidsgeschikt verklaard, maar had daarover niet de eerste bedrijfsarts geraadpleegd of benaderd om mee te overleggen. De reden hiervoor was volgens de tweede bedrijfsarts dat hij genoeg had aan zijn eigen bevindingen en dat hij geen discussie wilde laten ontstaan. De tuchtrechter oordeelde dat aangezien er sprake was van verschillende visies, dit júist aanleiding had moeten zijn voor collegiaal overleg, om in ieder geval een uitwisseling van standpunten te hebben en het eigen oordeel te toetsen. [4]‍

Ten onrechte geen informatie opgevraagd: praktijkvoorbeeld III‍

Eenzelfde oordeel volgde in de kwestie waarin de begeleiding aanvankelijk door de vaste bedrijfsarts van de werkgever was uitgevoerd. Deze verwees de werknemer in overleg met haar huisarts naar een GGZ-psycholoog. Op verzoek van de werkgever nam een tweede bedrijfsarts, werkzaam als zelfstandig bedrijfsarts, de taken van de vaste bedrijfsarts over. Na een driegesprek tussen de werknemer, de tweede bedrijfsarts en de werkgever volgde er een re-integratieadvies van de tweede bedrijfsarts.

De tuchtrechter oordeelt hierover dat de tweede bedrijfsarts bij het vormen van zijn oordeel over de door hem gestelde werkissues de andersluidende opvatting van de eerste bedrijfsarts (ten onrechte) niet heeft betrokken. Ook heeft deze bedrijfsarts ten onrechte geen aanleiding gezien om zijn oordeel tenminste voorwaardelijk te maken in afwachting van de bevindingen van de ingeschakelde GGZ-psycholoog. Hij heeft evenmin contact gehad met de huisarts van de werknemer. De slotsom luidde dat de bedrijfsarts de grenzen van een redelijk bekwame beroepsbeoefening fors heeft overschreden. [5]‍

Ten onrechte geen informatie opgevraagd: loonsanctie‍

Tot slot volgt uit uitspraken rondom de RIV-toets dat het opvragen van medische informatie bij de behandelaar vaak relevant wordt geacht. In dat kader kan het niet-opvragen van medische informatie leiden tot een loonsanctie. AIs het UWV van mening is dat de bedrijfsarts is uitgegaan van een onjuiste belastbaarheid, dan zal het UWV vrijwel altijd oordelen dat er re-integratiekansen zijn gemist. De werkgever krijgt dan een loonsanctie. Het handelen van de bedrijfsarts komt namelijk voor rekening en risico van de werkgever.

In een recente zaak bij de rechtbank Rotterdam bevond zich in het re-integratieverslag maar één brief van de behandelend sector: een brief van de psychiater en psycholoog van dezelfde datum. Volgens het UWV is de bedrijfsarts tekortgeschoten in zijn sociaal medisch handelen en is uitgegaan van een verkeerde belastbaarheid. Er wordt daarom een loonsanctie opgelegd aan de werkgever. De rechtbank is van mening dat de loonsanctie terecht is opgelegd, onder andere omdat er voor de bedrijfsarts alle aanleiding was om opnieuw medische informatie op te vragen, zodat de belastbaarheid goed vastgesteld kon worden. De bedrijfsarts had volgens de rechtbank vragen moeten stellen aan de psycholoog. Dit handelen (of het gebrek daaraan) van de bedrijfsarts valt buiten de professionele marge die een bedrijfsarts toekomt. De rechtbank concludeert dat er een tekortkoming in het sociaal medisch handelen van de bedrijfsarts is. [6]‍

Waar moet op worden gelet bij het opvragen van informatie?Uit het voorgaande volgt dat, hoewel er niet in algemene zin een verplichting geldt, het soms verstandig en soms noodzakelijk is om gegevens op te vragen bij de behandelaar van de zieke werknemer, dan wel bij een andere betrokken bedrijfsarts. Waar moet vervolgens rekening mee worden gehouden?‍

Algemene uitgangspunten‍

Allereerst gelden de algemene uitgangspunten voor gegevensuitwisseling die volgen uit de KNMG-richtlijn Omgaan met medische gegevens. Deze algemene uitgangspunten zijn: [7]

• Beroepsgeheim: Het beroepsgeheim staat voorop. Het doorbreken van het beroepsgeheim mag niet, tenzij er een doorbrekingsgrond van toepassing is. De hier relevante doorbrekingsgrond is: toestemming van de patiënt. [8] [9]
• Informatieverstrekking: Bij het verzoek moet worden aangegeven: met welk doel de gegevens worden opgevraagd, indien van toepassing over welke gegevens al wordt beschikt, en welke aanvullende gegevens de aanvrager van de verstrekkende arts wil ontvangen. [10]
• Proportionaliteit: Als er een doorbrekingsgrond van toepassing is, verstrekt de arts niet meer informatie dan nodig is voor het doel: de informatieverstrekking dient proportioneel te zijn. Verder beperkt de arts zich tot het verstrekken van feitelijke informatie over de gezondheid van de patiënt.
• Schriftelijkheid: De communicatie tussen de aanvrager en de verstrekker vindt zo mogelijk schriftelijk plaats.

Schriftelijke machtiging‍

Een arts mag de gevraagde gegevens alleen doorgeven als de zieke werknemer hiervoor uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven. Hiervoor is een schriftelijke machtiging vereist.

Uit de machtiging moet blijken welke informatie mag worden verstrekt, aan wie de informatie mag worden verstrekt, en voor welk doel. De machtiging dient zo specifiek mogelijk te zijn toegesneden op dit doel. Ook moet de machtiging helder en duidelijk zijn geformuleerd om verwarring daarover te voorkomen. [11]‍

Delegatie van taken‍

Zoals hiervoor is aangegeven, vinden de taken van de bedrijfsarts hun basis in artikel 14 van de Arbeidsomstandighedenwet (kortweg: Arbowet). De bedrijfsarts heeft de eindverantwoordelijkheid voor de arbeidsgeneeskundige advisering. Taken die door de wet aan de bedrijfsarts zijn toegekend, kunnen alleen door anderen worden uitgeoefend als zij hiertoe van de bedrijfsarts een opdracht hebben gekregen.[12] De bedrijfsarts kan er dus voor kiezen om zijn of haar (medische) taken bij de verzuimbegeleiding/re-integratie die liggen op het eigen deskundigheidsgebied over te dragen aan anderen: taakdelegatie. De NVAB [13] heeft vrij recent een nieuwe Leidraad Taakdelegatie gepubliceerd. [14] In het kader van deze memo wordt hierna alleen ingegaan op het (delegeren van het) opvragen van (medische) gegevens bij de behandelaar. [15]

In de Werkwijzer Taakdelegatie wordt genoemd dat het delegeren van taken door de bedrijfsarts de bedrijfsgezondheidszorg doeltreffender en doelmatiger kan maken. Wel is het van belang dat taakdelegatie zorgvuldig en verantwoord plaatsvindt. De huidige wetgeving en (tuchtrechtelijke) jurisprudentie laat ruimte voor taakdelegatie door de bedrijfsarts, mits wordt voldaan aan de volgende vijf kernvoorwaarden: [16]

1. De bedrijfsarts moet een opdracht aan de gedelegeerde verstrekken;
2. De bedrijfsarts moet daarbij zo nodig voldoende aanwijzingen geven;
3. De bedrijfsarts moet de bekwaamheid van de gedelegeerde hebben beoordeeld, waarbij deze laatste de eigen bekwaamheid als opdrachtnemer moet hebben beoordeeld;
4. De bedrijfsarts moet voorzien in adequaat toezicht en/of de mogelijkheid van tussenkomst;
5. De werknemer moet over de delegatie en de daarbij behorende verantwoordelijkheidsverdeling zijn geïnformeerd, met inbegrip van de mogelijkheid de bedrijfsarts (persoonlijk) te consulteren.

De nieuwe Leidraad‍

De nieuwe Leidraad voegt daar nog aan toe dat er protocollen/instructies moeten zijn en daarop gebaseerde werkafspraken. En er dient structureel overleg te zijn tussen gedelegeerde en bedrijfsarts.

Het besluiten om informatie op te vragen bij de behandelaar, en het opstellen van de schriftelijke machtiging en de vragen zelf, vallen onder de verantwoordelijkheid van de bedrijfsarts. Dit zijn geen taken die de bedrijfsarts kan delegeren. [17]

Degene die beslist of er informatie wordt opgevraagd en wanneer, is dus altijd de bedrijfsarts. Ook de inhoud van de machtiging en vragen worden altijd bepaald door de bedrijfsarts. Het laten ondertekenen van een machtiging om informatie op te vragen bij de behandelaar is een procesmatige taak die wel gedelegeerd kan worden. [18] Hetzelfde geldt voor de verdere administratieve correcte afhandeling en het vastleggen van informatie waarop beroepsgeheim van toepassing is in het dossier. Dit volgt uit de nieuwe Leidraad en sluit bijvoorbeeld ook aan bij de praktijk binnen de verzekeringsgeneeskundige. In de Handreiking Taakdelegatie NVVG is te lezen dat procesmatige taken, zoals het opstellen en uitwerken van brieven en onderzoeksactiviteiten, maar ook het laten ondertekenen van een machtiging om informatie in te winnen, taken betreffen die gedelegeerd kunnen worden. [19] Dit bevestigt dat de uitvoering van het opvragen van medische gegevens binnen taakdelegatie mogelijk is.

MediSync maakt deze uitvoering efficiënter en gemakkelijker. Wanneer de bedrijfsarts beslist dat medische informatie nodig is, kan de aanvraag eenvoudig worden gestart via de website van MediSync of via Planningsagenda. De bedrijfsarts voert daarbij zelf alle nodige informatie in, zoals om welke werknemer het gaat, bij wie informatie opgevraagd moet worden, welke informatie opgevraagd moeten worden en met welk doel. Op basis van de informatie die de bedrijfsarts doorgeeft, wordt een machtigingsformulier gegenereerd.

MediSync verzorgt vervolgens alle administratieve afhandelingen. Het machtigingsformulier wordt via beveiligde e-mail ter ondertekening aan de werknemer gestuurd. MediSync bewaakt of de schriftelijke machtiging tijdig retour komt en rappeleert zo nodig. Na ontvangst van de ondertekende machtiging wordt deze via beveiligde e-mal naar de behandelaar gezonden, waarbij opnieuw de termijn wordt bewaakt. Zodra de medische informatie van de behandelaar is ontvangen, wordt deze met een beveiligde (2FA) downloadlink ter beschikking gesteld aan de bedrijfsarts. Mocht de bedrijfsarts gebruik maken van Planningsagenda, dan wordt de informatie automatisch gekoppeld aan het juiste medisch dossier en ontvangt de bedrijfsarts hiervan een bericht zodra de gegevens in het dossier zijn opgeslagen.

Kortom, de bedrijfsarts kan ervoor kiezen om zelf een machtiging aan de werknemer ter ondertekening toe te sturen en vervolgens de informatie op te vragen bij de behandelaar, maar kan er ook voor kiezen om deze administratieve afhandelingen door een medisch secretariaat dan wel een extern medisch secretariaat te laten verrichten. De eindverantwoordelijkheid voor de taak blijft bij de bedrijfsarts rusten.‍

Waarborgen‍

Logisch dus dat het delegeren van het opvragen van de medische informatie bij de behandelaar met voldoende waarborgen omkleed moet zijn. MediSync werkt in dat kader met een BIG-geregistreerde stafarts/bedrijfsarts en o.a. met een BIG-geregistreerde verpleegkundige welke onder taakdelegatie van de stafarts werkzaam is. Verder beschikt MediSync over een ISO 9001-certificering. ISO 9001 is de wereldwijd erkende norm voor kwaliteitsmanagement.

Als bedrijfsarts wil je je tijd en expertise inzetten waar die het meest nodig zijn: het beoordelen van belastbaarheid en het begeleiden van verzuimtrajecten. Toch kost het proces rondom het opvragen van medische informatie bij behandelaars vaak onnodig veel tijd. MediSync maakt dit proces eenvoudiger, sneller en overzichtelijker — zónder dat je zeggenschap of regie verliest.

Daarbij geldt dat MediSync zorgt voor een overeenkomst, op basis waarvan duidelijk is dat de bedrijfsarts haar een opdracht verstrekt. En wat die opdracht inhoudt. Doordat via het systeem de machtiging wordt gegenereerd, waarbij de bedrijfsarts alle benodigde informatie verstrekt, is tevens voldaan aan het vereiste van voldoende aanwijzingen. De werknemer heeft natuurlijk altijd het recht om persoonlijk de bedrijfsarts te consulteren. In de praktijk gebeurt dat ook, omdat de van de behandelaar gekregen gegevens natuurlijk worden gebruikt bij de verdere verzuimbegeleiding.

‍