Memo: nieuwe Leidraad Delegatie van taken door de bedrijfsarts en supervisie

‍

Inleiding

Elst, 17 juli 2025 – MediSync is een initiatief binnen de sector bedrijfszorg/arbodienstverlening. MediSync neemt het opvragen en verwerken van medische informatie bij zzp bedrijfsartsen, arbodiensten en maatschappen uithanden. Onderdeel van onze dienstverlening is het opvragen van gegevens bij de behandelaar in Nederland of in het buitenland.

Nieuwe Leidraad Taakdelegatie

De NVAB [1] heeft een nieuwe Leidraad Taakdelegatie gepubliceerd [2]. Deze leidraad vervangt sinds 26 juni 2025 het standpunt ‘Delegatie van taken door de bedrijfsarts bij verzuimbegeleiding’ van de NVAB uit 2004 en eerdere versies van het ‘Standpunt delegatie van taken door de bedrijfsarts’ van de NVAB uit 2018, 2020 en 2022.

Wat betekent deze nieuwe leidraad voor de dagelijkse praktijk van MediSync?

Eigenlijk niet zoveel en dat is goed nieuws. De manier waarop MediSync bedrijfsartsen ondersteunt bij hun werk is al in lijn met de uitgangspunten van de leidraad en de juridische eisen van artikel 38 Wet op de Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg (Wet BIG). Taken worden zorgvuldig verdeeld, verantwoordelijkheden blijven waar ze horen en de bedrijfsartsen houden de regie.

Werkwijze van MediSync

MediSync ondersteunt bedrijfsartsen bij diverse administratieve processen, maar wij zullen ons beperken tot één veelvoorkomende taak: het opvragen van medische informatie bij behandelaren.

Het proces start altijd met het besluit van de bedrijfsarts [3]. Wanneer deze bepaalt dat aanvullende medische informatie nodig is kan de aanvraag eenvoudig worden gestart via de website van MediSync of via Planningsagenda. De bedrijfsarts voert daarbij zelf alle nodige informatie in, zoals om welke werknemer het gaat, bij wie informatie opgevraagd moet worden, welke informatie opgevraagd moeten worden en met welk doel. Op basis van de informatie die de bedrijfsarts doorgeeft, wordt een machtigingsformulier opgesteld (gegenereerd).

MediSync verzorgt vervolgens alle administratieve afhandelingen: het machtigingsformulier wordt waar nodig ter ondertekening voorgelegd aan de bedrijfsarts en vervolgens verzonden. Zodra de medische informatie is ontvangen, wordt deze met een beveiligde (2FA) downloadlink ter beschikking gesteld. Mocht er gebruik worden gemaakt van Planningsagenda, dan wordt de informatie automatisch gekoppeld aan het juiste medisch dossier en krijgt de bedrijfsarts hiervan een seintje.

De regie en eindverantwoordelijkheid ligt dus volledig bij de bedrijfsarts. En dat is ook wat de nieuwe Leidraad Delegatie voorschrijft. De beslissing om informatie op te vragen bij de behandelaar, de inhoud van de machtiging en vragen zijn volgens de Leidraad niet-delegeerbaar [4]. De machtiging laten tekenen om informatie op te vragen wel [5]. MediSync verricht uitsluitend de administratieve handeling(en) en heeft geen inhoudelijke betrokkenheid bij de besluitvorming, inhoud en/of vragen.

Aandachtspunten

Zoals gezegd voldoet de werkwijze van MediSync aan artikel 38 Wet BIG. Dit artikel regelt onder welke voorwaarden een bedrijfsarts taken mag delegeren. In de praktijk zijn deze voorwaarden nader ingevuld door de (tucht- en civiele) rechtspraak, de professionele standaarden en leidraden zoals die van de NVAB. MediSync houdt bij de uitvoering van haar werkzaamheden zorgvuldig rekening met deze voorwaarden die zich laten samenvatten in een aantal aandachtspunten.

Allereerst is bekwaamheid van cruciaal belang. De bedrijfsarts mag alleen taken delegeren aan personen die aantoonbaar bekwaam zijn. Bij MediSync zijn dit gespecialiseerde medewerkers die routinematig werken met medische machtigingen en verzoeken. Omdat het hier vooral gaat om administratieve handelingen en niet om medische beoordelingen, is het vereiste niveau van bekwaamheid anders dan bijvoorbeeld bij medische triage. De stafarts van MediSync ziet toe op de kwaliteit van deze dienstverlening en er wordt structureel getoetst.

Daarnaast is het van belang dat de bedrijfsarts daadwerkelijk toezicht kan houden op de werkzaamheden van MediSync en beschikbaar is voor overleg. MediSync borgt dit doordat de bedrijfsarts zelf het verzoek initieert en het proces via het systeem kan volgen. MediSync werkt strikt volgens de opdracht en aanwijzingen van de bedrijfsarts. Er is een directe communicatielijn, zodat bij vragen of bijzondere situaties snel contact mogelijk is. De bedrijfsarts houdt dus te allen tijde de regie en kan ook tussentijds instructies en aanwijzingen geven.  

MediSync fungeert hierbij als de uitvoerende partij die, uitsluitend op aanwijzing van de bedrijfsarts, de medische informatie opvraagt en deze veilig aan de bedrijfsarts verstrekt.

Degene die beslist of er informatie wordt opgevraagd en wanneer, is dus altijd de bedrijfsarts. Ook de inhoud van de machtiging en vragen worden bepaald door de bedrijfsarts. Het vervolgens laten ondertekenen van de machtiging om informatie op te vragen bij de behandelaar is een procesmatige taak die gedelegeerd kan worden [6]. Hetzelfde geldt dan dus voor de verdere administratieve correcte afhandeling. Dit sluit bijvoorbeeld ook aan op de praktijk binnen de verzekeringsgeneeskundige. In de Handreiking Taakdelegatie NVVG is te lezen dat procesmatige taken zoals opstellen en uitwerken van brieven en onderzoeksactiviteiten waaronder het laten tekenen van een machtiging een taak is die gedelegeerd kan worden. Dit bevestigt dat de uitvoering van het opvragen van medische gegevens, los van de (medisch) inhoudelijke beoordeling, binnen taakdelegatie mogelijk is.

Wanneer de overzichtstabel van de Leidraad wordt gelezen in samenhang met de rest van de leidraad kan eveneens worden aangenomen dat er onderscheid wordt gemaakt tussen inhoudelijke en uitvoerende taken. De bedrijfsarts bepaalt immers zelf of er gegevens worden opgevraagd, welke gegevens en bij wie. Het medisch inhoudelijke aspect valt dus volledig onder de verantwoordelijkheid van de bedrijfsarts en wordt terecht aangemerkt als een taak die niet gedelegeerd mag worden. De feitelijke uitvoering van deze taak vereist daarentegen geen medisch oordeel. Deze handelingen zijn administratief van aard en raken niet de inhoudelijke regie van de bedrijfsarts.

Dit past ook binnen het bredere kader van de Leidraad, waarin wordt benadrukt dat taakdelegatie ‘altijd maatwerk’ is en ‘mede afhangt van de aard van de taak, de ervaring en bekwaamheid van de gedelegeerde en de wijze waarop toezicht is geregeld’.

De werkwijze van MediSync is zo vormgegeven dat:

• De bedrijfsarts het verzoek tot opvragen en de inhoud initieert;
• MediSync met vaste formats en op basis van de aanwijzingen en instructies van de bedrijfsarts werkt.

‍