MediSync: snel, veilig, betrouwbaar

De overdracht van medische gegevens moet bij re-integratie zorgvuldig, accuraat en het liefst snel gebeuren. Op dat laatste gebied laat het proces vaak nog te wensen over. Maar al te vaak is de overdracht een knelpunt in het re-integratieproces. Dat is vervelend voor alle betrokkenen: de werkgever, de bedrijfsarts en vooral ook de werknemer zelf. MediSync pakt dit probleem aan en biedt de oplossing. Met een focus op efficiëntie en betrouwbaarheid zorgt dit bedrijf uit Elst ervoor dat het proces van medische gegevensuitwisseling wordt gestroomlijnd, wat zorgt voor een soepelere re-integratie. Dit artikel biedt een blik achter de schermen van MediSync, belicht de totstandkoming van het bedrijf, de mensen die het bedrijf vormen en hoe zij hun missie en visie dagelijks verwezenlijken. Oprichter Rolf Ceelen: “We willen arbodiensten en bedrijfsartsen op zo’n manier ondersteunen dat zij zich kunnen focussen op de kern van hún werk.”

MediSync begint bij Rolf Ceelen en Pim Velthuis. De twee ondernemers hebben allebei een achtergrond in de arbodienstverlening. Pim vanuit de technische hoek. En Rolf is iemand die al van jongs af aan ervaring heeft opgedaan bij de arbodienst in het familiebedrijf van zijn vader. Daar vervulde hij verschillende rollen. “Ik ben er letterlijk aan de shredder begonnen. Vervolgens heb ik allerlei functies gehad als accountmanager, bij het medisch secretariaat, ik deed kwaltiteitsmanagement en sales en de laatste jaren was ik als manager eindverantwoordelijk voor de niet medische bedrijfsvoering’.”

Die expertise vanuit verschillende rollen gaven een groot voordeel. Vanuit al die perspectieven zag Rolf punten waar het soms knelde. Met name de niet-efficiënte manier van het delen van medische gegevens viel in de loop der jaren op. “We zagen dat er veel tijd verloren ging in het opvragen en verwerken van medische informatie”, vertelt Rolf. “Dit zorgt niet alleen voor vertragingen in het re-integratieproces, maar ook voor frustratie bij zowel werkgevers als werknemers, maar ook bedrijfsartsen en alle belanghebbenden.” Die knelpunten benaderden Rolf en Pim als mogelijkheden. “We wilden een manier vinden om dit proces te versnellen en te stroomlijnen zonder concessies te doen aan de nauwkeurigheid en vertrouwelijkheid van de gegevens.”

“Ons doel was om een systeem te creëren dat niet alleen efficiënt was maar ook intuïtief en gebruiksvriendelijk.”

Pim Velthuis, founder

“We wisten dat er een betere manier moest zijn om medische informatie te beheren,” zegt Pim, specialist op het gebied van procesinrichting en -ontwikkeling. “Ons doel was om een systeem te creëren dat niet alleen efficiënt was, maar ook intuïtief en gebruiksvriendelijk.”

Tijdrovend proces

Vanaf het allereerste begin van MediSync haakte Cliff Bodeutsch ook aan. Hij was jarenlang eigenaar van een arbodienst. Daar kreeg hij vaak te maken met inefficiënte en tijdrovende processen, zoals op de traditionele manier bij arbodiensten werd gewerkt.
“Het delen van medische gegevens is van oudsher een taai proces”, legt hij uit. “Dat is deels begrijpelijk, omdat het accuraat moet gebeuren. Maar als een afspraak van een medewerker met een bedrijfsarts moet worden afgezegd, simpelweg omdat medische gegevens niet binnen zijn, is dat gewoon heel erg vervelend voor alle betrokkenen”, zegt Cliff. “Informatie die binnen vier maanden nog niet binnen is, is geen heus geen uitzondering. Dat móest anders.”

Snel, veilig, betrouwbaar

Met zijn commerciële ervaring en zijn specialisme in het inrichten van processen voor de bedrijfsgezondheidszorg, is Pim de drijvende kracht achter de techniek van het innovatieve platform. “Ons systeem is ontworpen om zoveel mogelijk van het proces automatisch te laten verlopen”, verklaart Pim. “Dit betekent dat we handmatige invoer minimaliseren en de kans op fouten verkleinen. Daarnaast kunnen we met ons team snel reageren als er ergens vertraging lijkt op te treden, wat ervoor zorgt dat we onze klanten de best mogelijke service kunnen bieden.”

Van niets iets maken. Dat is de kracht van Pim, zo omschrijft hij het zelf. Toen hij de technische kant van MediSync ontwikkelde, hield hij vast aan een paar basisgedachten: “Iedereen moet er iets aan hebben. Het moet veilig en duidelijk zijn. En daarnaast het liefst ook snel. Een aanvraag kan op elk gewenst moment worden gestart. Werk je als bedrijfsarts of arbodienst met Planningsagenda? Dan wordt binnengekomen medische informatie beschikbaar gesteld in het medisch dossier van de werknemer. Geen Planningsagenda? Dan ontvangt de aanvrager de medische informatie veilig via mail met een 2 factor authenticatie.”

Daarmee geeft MediSync een welkome oplossing voor arbodiensten en bedrijfsartsen. Rolf: “Het medisch secretariaat wordt vaak vervuld in een duaalfunctie in de backoffice. Daardoor dienen zich doorlopend ook andere prioriteiten aan. En zo kan het rappelleren achterblijven, waardoor het werk zich simpelweg opstapelt. Niemand lijkt zich ermee bezig te willen houden. Het is een klus die vaak als vervelend wordt ervaren, maar het is wel heel belangrijk. Door onze oplossing zo gebruiksvriendelijk mogelijk in te richten, brengen we daar verandering in.”

De missie en visie van MediSync

De missie van MediSync is dan ook helder: het optimaliseren van het proces rondom medische informatie om zo de re-integratie van werknemers te versnellen. Dit doet MediSync door de administratieve last voor bedrijven te verminderen en tegelijkertijd te zorgen voor een snelle en betrouwbare informatieverwerking.

Rolf: “Ons doel is om het re-integratieproces zo soepel mogelijk te laten verlopen. We begrijpen dat snelheid hierbij belangrijk is, maar we willen ook dat onze klanten en hun werknemers zich ondersteund voelen. Daarom zetten we niet alleen in op efficiëntie, maar ook op zorgvuldigheid en transparantie in ons werk.”

De groei van MediSync mag dan ook niet ten koste mag gaan van de kwaliteit van de geleverde diensten, geeft hij aan. “We willen niet zomaar groeien om het groeien. Onze focus ligt altijd op het leveren van een betrouwbare en snelle service, zonder dat dit ten koste gaat van de nauwkeurigheid van de medische informatie die we verwerken.”

Pim voegt hieraan toe: “Onze visie is om de standaard te zetten voor medische-informatie verwerking. We willen dat bedrijven ons zien als een uitbreiding van hun eigen team, een partner die niet alleen hun administratieve lasten verlicht, maar ook actief meedenkt.”

“Arbodiensten kunnen ons zien als uitbreiding van hun eigen team.”

Pim Velthuis, founder

Facturering, financieel aantrekkelijk

De facturering voor behandelaars in de curatieve sector wordt door ons voorgefinancierd en zonder extra administratiekosten één-op-één doorbelast aan de klant. Er is geen afnameverplichting en klanten betalen alleen voor wat ze afnemen. De prijsstelling van MediSync is zo ingericht dat het aanzienlijk goedkoper is dan de kosten die de meeste arbodiensten voor het opvragen en verwerken van medische informatie berekenen. Rolf: “Wanneer een arbodienst klant wordt, werken we met heldere prijsstaffels op basis van het aantal dossiers per maand.” Door bewust onder de gemiddelde marktprijzen te gaan zitten, kunnen arbodiensten MediSync dan ook beschouwen als een margeproduct. Rolf: “Hierdoor ontstaan er geen extra kosten voor de werkgever, terwijl het proces wel efficiënter en sneller verloopt.” Daarnaast kan bij een arbodienst meer tijd worden vrijgespeeld voor andere taken die de medewerker veelvuldig vanuit een duaalfunctie vervuld. “Voor hen levert het gebruik van MediSync veel tijdswinst op.” Daarnaast kan MediSync samenwerken met een medisch secretariaat, juist omdat er geen afnameverplichting is.

Het team van MediSync

Het succes van MediSync kan niet los worden gezien van de inzet van het daadkrachtige team dat dagelijks zorgt voor de uitvoering van de visie van het bedrijf. Iedereen heeft een uitgemeten rol van waaruit klanten worden geholpen. Naast de founders Rolf en Pim, heeft Staf Bedrijfsarts Cliff een kernrol. Hij heeft meer dan 25 jaar ervaring als bedrijfsarts en het runnen van een eigen arbodienst. “Ik heb in allerlei rollen gewerkt in de branche. Als zzp’er, eigenaar van een bedrijf, maar ook als beoordelaar voor het UWV. Dankzij al die rollen kan ik het team van MediSync toegespitst adviseren. Ik zie toe op de kwaliteit en ben een soort vraagbaak voor het secretariaat.”

Femke Prick is een andere belangrijke schakel in het team. Zij is als BIG-geregistreerd verpleegkundige verantwoordelijk voor de verwerking van de medische informatie. Haar uitgebreide kennis van zowel de medische wereld als de regelgeving die hiermee gepaard gaat, werken dagelijks in haar voordeel.

Femke legt uit: “Omdat ik medisch ben opgeleid en ervaring heb in de HR-branche en kwaliteitsmanagement kan ik een brug slaan tussen verschillende aspecten van ons werk. Dit maakt het makkelijker om klanten te begeleiden bij de implementatie van onze diensten en zorgt ervoor dat we altijd voldoen aan de benodigde wet- en regelgeving.”

Ook Sabina Seegers, medewerker van het medisch secretariaat is een spin in het web bij MediSync. Ze benadrukt het belang van korte communicatielijnen binnen het team: “Het is heel fijn om in een daadkrachtig team te werken waar je snel op elkaar kunt terugvallen. Dat zorgt voor een prettige werkomgeving en maakt dat we snel kunnen schakelen. Dit past precies bij het idee dat we een bedrijf zijn dat processen wil laten stroomlijnen.”

Voortdurend in ontwikkeling

De technologie achter MediSync is voortdurend in ontwikkeling. Het team werkt nauw samen met klanten om feedback te verzamelen en verbeteringen aan te brengen. Pim: “We willen ervoor zorgen dat ons systeem niet alleen voldoet aan de huidige behoeften, maar ook toekomstbestendig is,” legt hij uit. “Door voortdurend te luisteren naar onze klanten en in te spelen op hun feedback, kunnen we blijven innoveren en verbeteren.”

“Door te investeren in certificeringen en kwaliteitsmanagement, zorgen we ervoor dat we klaar zijn voor de volgende stap in onze groei.”

Rolf Ceelen, Founder

Rolf benadrukt het belang van deze stappen: “We kijken constant naar hoe we onze klanten nog beter van dienst kunnen zijn. Door te investeren in certificeringen en kwaliteitsmanagement, zorgen we ervoor dat we klaar zijn voor de volgende stap in onze groei.”

Femke geeft aan dat de groei van het bedrijf ook nieuwe kansen biedt: “Naarmate we bekender worden, merken we dat steeds meer bedrijven ons weten te vinden. Dit geeft ons de mogelijkheid om ons dienstenpakket uit te breiden en om nog meer bedrijven te helpen bij het optimaliseren van hun re-integratieprocessen.”

Grotere behoefte aan een soepel proces

Door een groeiende complexiteit in de zorgsector, zal de behoefte aan soepele processen niet afnemen. Integendeel. Het belang van het stroomlijnen van processen, waardoor bedrijfsartsen en arbodiensten zich kunnen toespitsen op de kern van hun werk, zal alleen maar groter worden. Pim ziet daarom veel mogelijkheden voor de toekomst: “Wat niet zal veranderen, is dat medische gegevens op een heel zorgvuldige manier gedeeld moeten worden. Zonder daaraan een concessie te doen, laten wij zien dat het naast zorgvuldig ook beter en sneller kan.”
“Daarnaast is het opvragen en verwerken van medische informatie doorgaans een taai proces, mede doordat er strikte wet-en regelgeving aan verbonden is”, stipt Rolf aan. “MediSync helpt bij het naleven van alle regels rond de Wet elektronische gegevensuitwisseling in de zorg (Wegiz), zodat je je hier ook geen zorgen over hoeft te maken.”

‍